Ausgangslage
Die Segmentierung in Geschäfts-, Firmen- und KMU-Kunden beruhte auf Bilanzsumme, Umsatz und Mitarbeiterzahl des Kunden. Diese Zahlen konnten jedoch von Filialen und Serviceeinheiten ganz ohne Belegpflicht erfasst und geändert werden. Das Ergebnis war eine Segmentierung, die auf Selbstauskunft beruhte. Ist das Segment falsch, ruhen Bepreisung, Limite, Produktangebote und Risikobeurteilung auf falscher Grundlage — und der Fehler pflanzt sich still im System fort.
Vorgehen
- Es wurde der Grundsatz übernommen, dass die Segmentierung auf den beim Staat eingereichten Finanzdaten des Kunden beruht.
- Filialen scannten die Belege über eine aus der Stammdatenmaske erreichbare Maske in das Kundendokumentensystem ein.
- Es wurde ein Ablauf gebaut, sodass der gescannte Beleg automatisch in die Marktfolge lief und die Datenerfassung auf Grundlage dieses Belegs erfolgte.
- Die Verlagerung der Erfassungsverantwortung von der Filiale in die Marktfolge stärkte die Funktionstrennung.
- Zur Unterstützung der korrekten Anwendung wurde ein vertiefendes E-Learning entwickelt.
Ergebnis
- Die Finanzdaten hinter der Segmentierung wechselten von der Selbstauskunft zum Beleg.
- Die Trennung zwischen der erfassenden und der nutzenden Stelle stärkte die Kontrolle.
- Die Quelle von Preis- und Limitfehlern durch falsche Segmentierung wurde geschlossen.
- Die Verbindung zwischen Beleg und Datum wurde nachträglich prüfbar.
Diese Fallstudie beschreibt das Projekt über seinen Umfang und sein Vorgehen. Kundenname, kommerzielle Zahlen und Leistungskennzahlen bleiben aufgrund von Vertraulichkeitspflichten ungenannt.
Was dieses Projekt hinterlassen hat
Die Richtigkeit einer Angabe hängt davon ab, wer sie erfasst und unter welchem Anreiz. Eine Einheit mit einem Ziel ohne Beleg jene Zahl erfassen zu lassen, die dieses Ziel beeinflusst, ist eine Kontrollschwäche — sie verlangt keine schlechte Absicht, nur die Struktur. Genau das ist in der internen Revision der häufigste Befund unter der Überschrift Eingabekontrollen.
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