Contexte
Parce qu'il est adossé à un document physique, le traitement des billets à ordre est l'un des processus bancaires les plus exposés au risque opérationnel. Le document circule entre agences, est encaissé chez les banques correspondantes, protesté ou retourné. Chaque passage de main exige une mise à jour de statut, et lorsque cette mise à jour est manuelle, elle est à la fois tardive et faillible. L'écart entre le montant crédité et le statut du billet dans le système était une source récurrente de ruptures de rapprochement et de réclamations clients.
Démarche
- Des écrans distincts ont été conçus pour l'envoi, le retour et l'accusé de réception entre agence et back-office ; la responsabilité a basculé vers le back-office, allégeant l'agence.
- Un rapprochement automatique a été construit entre les messages EFT/SWIFT reçus des correspondants et les enregistrements de billets ; un montant rapproché était crédité automatiquement et le statut du billet mis à jour dans le même mouvement.
- Pour les messages sans rapprochement automatique, un point de contrôle a été défini afin qu'un crédit manuel mette également à jour le statut du billet.
- Les statuts des billets protestés, retournés et impayés — ainsi que la perception des frais de correspondant — ont été automatisés.
- Un écran d'annulation d'encaissement a été créé pour les encaissements erronés, utilisable par la seule agence encaissante, liant l'autorisation à celui qui a passé l'écriture.
Résultats
- La déconnexion entre le mouvement de trésorerie et le statut du billet a été refermée au niveau système.
- La source d'erreur liée aux mises à jour manuelles de statut a été largement supprimée.
- La frontière de responsabilité entre agence et back-office est devenue explicite au niveau des écrans.
- Les processus de protêt et de retour sont devenus traçables par des statuts observables.
Cette étude de cas décrit le projet par son périmètre et sa démarche. Le nom du client, les chiffres commerciaux et les indicateurs de performance sont tus au titre des obligations de confidentialité.
Ce que ce projet a laissé derrière lui
Le risque opérationnel naît rarement de grandes erreurs ; il naît de deux enregistrements qui ne s'attendent pas. Quand l'argent bouge et que le statut du document ne bouge pas, l'écart revient tôt ou tard sous forme de rupture de rapprochement. C'est le type de constat le plus fréquent en audit interne : le contrôle existe, mais le lien entre deux systèmes, non.
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